用手机记账，一直存在着很多的痛点。所以在这篇文章中，给大家提供一种新的思路，来改进记账的工作流，利用已有的一些效率工具缓解记账流程中的一些痛点。
记账究竟是记什么
交易(transaction)定义了什么
在记账的时候，每一条交易记录了什么？
或者换个角度来说，“帐”单里面的条目究竟定义和记录了什么。
我习惯会用下面的公式来给出一种解释：
$$ (d_1,d_2 … d_n ) \iff m$$
其中$d_x$代表数据维度，$m$代表一个数值。
所以：
每一条“账目”，就是在一定的数据纬度上分割的数值。
这样的公式和解释似乎比较抽象，所以可以用一个例子说明一下。首先定义几个记账中常用的数据纬度，例如，时间、地点、商家等，而数值也就是消费的金额。于是可以得到下面这样的一种定义
$$(时间, 地点, 商家) \iff 消费金额 $$
好了，在这个定义的下，账单的结果大概率会变成下面这样：
- (2017年6月1日 12:00 PM, 大悦城, 将太无二 ) -> 100
- (2017年6月1日 15:00 PM, 大悦城, 金逸影城 ) -> 60
基于这个简单的例子，大家对上面记账条目的公式应该了直观的理解。联系到实际中记账的各种软件中，会发现很多都是基于这样的模型去定义记账的内容。
用我个人习惯使用MoneyWiz 2举例，下图中的是MoneyWzi 2中的交易布局界面，在这个界面的设置基本上也展示了MoneyWzi 2中对记账条目的定义。
账目报告展示了什么
基于前面的数据模型定义，进一步来说，对于很多软件中的的财报、月度总结之类的界面，就是在某一个或者多个数据维度上对最终数值进行的聚合(aggregation)操作。
依旧用上面的例子，在2017年6月1日的日度消费总结，就是针对所有的数据在时间维度等于2017年6月1日的条目，对数值（消费金额）列进行加操作的聚合，也就是会变成160。
虽然这只是个最简单的例子，对于很多记账软件来讲，更加复杂的报告，基本上是在两个方面做文章：
- 数据维度的划分能力，例如：按月、按周、按照消费商家等等等
- 数据聚合方法，这方面做文章的并不多，在实际中会发现，很多时候的复杂报告，其实只是使用了简单的
加操作
为什么我需要改进记账流程
WHY
谈了这么多的定义，下面来说说，为什么我们需要改进记账流程。
很多时候大家会把记账和省钱关联在一起，但实际上，更多人记账的目的，只是在一定程度上了解自己的消费内容和结构，这就和记录体重、每天的步数一样。
其实问过很多身边的朋友，都说使用过记账软件，短的几天几周，长的半年，最后都都没有坚持下来。大多数人没办法坚持下来，很多时候在抱怨记账中的一些痛点：
其中经常提到的一些话题：
- 记账太麻烦了
- 消费的时候没功夫记账，等过后也就忘了
- 现场没时间输入呀，记账软件里面的条目太多懒得选
- 随着丢账、乱账的增多，后来觉得记的东西也没啥用，就懒得记了
其实在这些问题中，会发现，大家抱怨的主要在于记账本身的麻烦，这个麻烦引起了一系列的问题，最终变成放弃。
根据上面对记账数据模型的分析，仔细分一下其中的这个麻烦，显然并不是记录数字本身麻烦，也就是不在于公式右面的的数值，基本上主要麻烦在数据维度这个问题上。
- 很显然，在消费的当时，很难马上暂停身边所有的事情1分钟，然后输入一下这个消费的详细数据维度和消费金额
- 记账软件在努力加速这个过程，例如通过iOS的通知中心可以输入，但是再输入的时候依旧需要选择例如类别等等
- 同时，记账软件试图简化这个过程，例如减少输入时候的数据维度，例如在输入时候只选择大类别等办法，但是这样的交易记录会严重造成后期报表可能很难进行精确统计。
所以，交易记录的及时性和完整性，存在着一种矛盾。如何缓解这个矛盾呢？
利用GTD的思路重新定义记账流程
HOW
在GTD的核心步骤分为如下几部：
- Capture - Collect what has your attension: 收集
- Clarify - Process what I mean: 整理
- Organize - Put it where it belongs: 组织
- Engage - Simply do: 执行
- Reflect - Review frequently: 回顾
在GTD的流程中，有一个很重要的思路，就是将收集与整理/组织分开。因为定义、分析、分解一个任务内容，很难一次性完成。所以，首先采用快速的方式去清空你的大脑里的所有任务事项（收集），然后再静下心来，一条一条的分析、整理、分配任务内容(整理和组织)。利用快速简单的采集流程完成任务收集（解决及时性），利用整理组织丰富任务内容（解决完整性）。
这里可以发现，这与记账中的痛点具有很高的相似性，而大家记账之所以纠结于记账过程的复杂和麻烦，是因为期望在一次行为中完成记账条目的收集和整理两个过程。所以，利用GTD的思路，将收集和整理的两个步骤完全分离开，改进记账的工作流程，可以用一种新的思路来解决手机记账的痛点。
好了，我们的目标是一个完整详细的账目记录，完整详细这个词体现在数据定义上，其实就是丰富的数据维度这个层面，于是将记账分为收集和整理两个步骤，就是
- 收集交易记录的过程中，最大程度的减少数据维度的输入，只记录交易金额和必要的（自动的）数据维度
- 整理过程中，丰富和完整所有缺少的数据维度内容，从而完成最终的交易记录
进一步来分析，减少收集阶段的数据维度，如何做到最少？要回答这问题，有一个非常重要的因素，那就是收集和整理的行为周期是什么？
- 采用天为周期
如果采用天为周期，那么我们可以将数据维度降到最低，在我的实践中，可以将数据维度减少到只有时间这个维度。这个前提是因为一个人可以利用短期回忆快速的回顾一天的内容。举个例子，如果我有一条记录(2017年6月1日 10:30) -> 20，虽然数据维度降低到只有一个，但是因为是当天发生的事情，所以可以很快的回忆起在这个时间段发生的这笔消费究竟是什么。于是，在采集阶段只要记录时间和金额就可以完成。同时，利用手机的特点，时间这个维度是自动采集的，也就是说我们完全可以变成只输入一个金额这么简单。那么，整理就变成了每天晚上的一个仪式性行为，每天晚上用5-10分钟，回忆当天的所有消费记录，并将完整的数据维度补充全面添加到记账软件或者记账本中。 - 采用周为周期
如果采用周作为周期，为了记忆的唤醒，需要增加数据维度，例如增加消费地点。因为周这个单位往往对于短期记忆来说太过长久，只记录一个时间，可能已经很难回忆起当时为什么花了这笔钱。增加消费地点维度，可以更大程度上唤醒消费记忆。同时，每周末利用1个小时左右的时间，整理当周的消费。
当然，从实践的结果来看，个人依旧是推荐以天为单位，这样可以最大程度减少收集阶段的维度，同时也降低整理时间的疲劳度。
利用现有的工具实现工作流
WHAT
个人的实践，采用了天为单位，初衷还是最大程度减少手机阶段的数据维度。
对于采集阶段，利用了现有的效率类软件，考虑到收集过程最好连应用都不用打开就可以做到，所以采用通知中心的快速输入会更好。支持通知中心的输入，且可以自定义流程的，自然就想到了
workflow。下面利用workflow做了这个通知中心的收集程序，收集输入金额到reminder中，同时里面可以配置成支持多币种和地点自动采集。但是在按天收集这个频率下，这些信息并不是很重要，所以下面的工作流做成可以配置的，可以在出国旅行或者其他场景下开启，默认是关闭状态对于整理阶段，由于我的
workflow是加到特定的reminder中，同时omnifocus会自动采集对应reminder中的数据。所以，每晚可以打开omnifocus，在收件箱中看到所有的当天交易记录。然后，在每晚的例行或者仪式中，清空收件箱中的交易内容，整理到MoneyWiz 2中。
最终实现的效果，类似如下的演示
后记
或许你觉得说了这么多，最终无非就是做了一个简单的workflow，是的，从结果上看的确如此。
不过，个人认为，效率类的改进，并不只是依赖于一个革命性的创新，很多时候更重要的是从观念和细节出发，一些看似很小改进很多时候已经可以改变生活的体验。
很多时候，大家往往希望利用一个app来彻底解决问题，但是现实是效率的提高以及体验的提升，更多的应该在每个步骤中发挥已有工具的优势来为我们服务。
试问，下载到手机里的效率应用，有多少还在堆灰，有多少只打开过几次呢？对一个效率软件的最大的敬意，是将其用到你的每一个生活片段中。
